檔案,知識及管治

一間機構的運作需要各位職員互相合作，大家跟從一套規則操作，並且要確保資料存入檔案，否則口講口賠，無從跟進。好像銷售員由發出報價單到發出付款收據， 每一個步驟都應該記錄在案，讓自己容易跟進，讓老闆了解進度，讓同事容易接手。因此，檔案管理非常重要，並且應該制定一套管理守則。這些對私人機構來說， 是非常容易理解。

對於政府來說，檔案管理的重要性就更高。沒有法律依據，檔案可以時有時無，隨時遺失甚至銷毀。議員隨時失去依據來監察政府如何施政。民主體制頓時陷入資料不全的迷霧中。


反 觀西方管理從以往側重ISO9000標準，現在邁進了知識管理。ISO9000標準的理念其實很簡單，就是從設計到生產到銷售都有文件記錄。當有問題發生 的時候，能夠追查來源。知識管理則在這個基礎上，為每位員工所需的運作知識提供有效的管理。這樣，什麼人來擔任某個職位便可以馬上上手。更進一步，知識管 理制度能夠讓每位員工加入自己的累計下來的經驗，讓知識庫成了機構的重要資產，讓流程改革有所依據。於是，學習型的機構能夠利用這個知識庫不斷自我改善。 我不知道政府有沒有這樣的知識庫。


政 府管治，就是要自我公開資料，把管理過程透明化，加強溝通，讓別人監管自己的施政。由於資料及早披露，風險也迅速暴光。從政府管治衍生的公司管治中，也有 一個類似而十分重要的部分是面對責任、受託責任、對股東和其他人的資料披露，審計及控制機制。公司管治的負責人應該遵守各方面的原則。管治的理念就是用來 提升管理的水平。可見，如果資料不完整，流程不清晰，管理難有效果，管理本身也難以監督，管治也無法完善。

面對全球化，各國要緊密合作，國際性事務需要更多國際性組織來管理。由於國際性事務如國際金融日趨複雜，全球化的管治日漸重要，需要披露更多資訊，否則國際性組織便像紙老虎面對不合作的成員國難以入手。



（舊文：(轉載)沒有「檔案法」，傳媒人很難「做好呢份工」！）