檔案管理，資訊管理

在工作中的資訊管理，主要目標就是：

1. 尋找資料的更快
2. 追蹤工作進度更快更好
3. 報告更清晰
4. 更容易做備份或者卸下資料

什麼是更快地尋找資料？當然是15-20秒左右能夠找到想要的資料。關鍵在於為，資料在入檔前，定好關鍵字。譬如，學生記錄當然是用學生編號。當學生畢業後忘了自己的編號，最好能夠根據身分證號碼，甚至全名及所讀課程來找。如果是找訂貨單，便用訂貨編號或者訂貨人名字來找。

怎樣幫助追蹤工作進度？先要弄清什麼資料表達工作進度。如果工作進度是各自表述，便難以溝通，要儘快定好共用的辭彙。工作或者記錄的不同狀態要有清楚的先後次序或者特定條件。何時生，何時滅，何時到那裡，何時公開。不同狀態，有不同的重要性，有不同的保密要求。這些種種就是所謂檔案的生命週期。

報告更清晰，要記錄時間清楚，要知道隸屬那個部門或者計畫，要知道是什麼東西，是那個類別。這樣資料才更容易組織。

如何更容易做備份？備份要了解那些資料是重要的，要依靠資料分類規劃。卸下資料，要知道那些已經不用，要知道那些是相關的資料，卸下時才能一併卸下。

資訊管理的重要工作

1. 如何為記錄設定關鍵字
2. 如何設定不重疊的狀態
3. 如何設定不重疊的分類
4. 如何編製檔案目錄
   

無論如何規劃，檔案隨時超出預期發展，所以需要定時修訂。當自己是資料庫，定時更新INDEX。這就是平衡的藝術。

1. 太多關鍵字，太多限制
2. 太少關鍵字，尋找麻煩
3. 太多狀態或者類別，入檔需時
4. 太少狀態或者類別，報告不仔細
5. 譬如尋找電郵，不超出１５秒，記錄不超出１０個就好了

在電腦的資訊要管理好，在工作台上的資訊也要管理好。工作台主要分成３大類。

1. in-tray,out-tray
2. 最近一星期常用檔案
3. 工作中的檔案

抽屜裡面的檔案都是最近一個月內的檔案，根據計畫／工作分類，以時間來排序。而檔案櫃內的，也根據同樣的方式管理，但那些都是超過一個月的檔案。這樣其實與卸下資料方法不謀而合。

記錄不斷更新，每一個人可能保存了不同的版本。首先，要保持系統內只保存最新的版本。另外，要讓員工知道手上的是那個版本。譬如把更新次數放在頁尾，或者檔案名稱。

管理檔案，管理資料，這麼複雜。其實需要制定良好的指引或者工作手冊，讓每個人能夠跟從統一的做法。公司要提供定期的培訓。