2012年廉署工作繁忙

麥齊光涉嫌詐騙房津  品格審查馬虎 副司副局政助勿蹈覆轍
http://news.sina.com.hk/news/7/1/1/2717127/1.html
仕途一帆風順的麥齊光，在與曾景文1986年互租對方單位後，粗略統計，升職不少於10次。官員每次升職，都要接受品格審查，而現在使麥齊光中箭下馬的互租單位、互賣單位情節，歷次審查都未有發現，但是有關資料連記者也可以找出來，所以，除非箇中存在官官相衛情况，否則審查不認真就是唯一答案，而改善品格審查，從嚴查處，盡量拆除官員的「隱疾」炸彈，也是政府的唯一選擇。

許仕仁八項控罪涉收受郭氏兄弟逾三千萬http://www.881903.com/Page/ZH-TW/newsdetail.aspx?ItemId=534390&csid=261_341

廉署起訴前政務司司長許仕仁、新鴻基地產聯席主席郭炳江和郭炳聯、執行董事陳鉅源、及前港交所高級副總裁關雄生等八項控罪，包括公職人員行為失當、提供虛假資料、串謀向公職人員提供利益等，五人下午在東區裁判法院提堂。其中許仕仁涉及全部八項罪名，包括涉嫌在二千至零三年，擔任積金局行政總監期間，接受新地提供禮頓山兩個單位免租，及透過一間財務公司，收受二百四十萬港元無抵押貸款。許仕仁又涉嫌在零五至零七年擔任政務司司長期間，多次透過不同渠道，接受郭氏兄弟現金及支票，總值超過三千萬元。其餘四名被告，各被控兩至三項控罪。

五名被告連同涉案被捕的另外四人，今日向廉署報到，五個被告獲准保釋。新鴻基地產及系內的新意網、數碼通今早先後停牌。

陳樹英引述廉署已立案查梁
http://news.sina.com.hk/news/32/1/1/2703444/1.html
梁振英涉嫌在選舉期間發表失實聲明的民主黨員陳樹英，引述廉署表示，已就投訴立案進行調查。

曾特首涉官商勾結
http://orientaldaily.on.cc/cnt/news/20120229/00174_001.html
廉政公署已正式立案調查曾蔭權，是廉署成立卅八年以來首次調查政府最高領導人。另外，立法會議員謝偉俊昨亦決定按《基本法》規定，提出議案彈劾曾蔭權，亦令曾蔭權成為首名遭立法會啟動彈劾機制的特首。



投訴廉署3宗指控成立
http://www.news.gov.hk/tc/categories/law_order/html/2012/07/20120704_164800.shtml
廉署7月4日向立法會提交2011年的年報。委員會共接獲14宗有關廉署及其人員的投訴，涉及44項指控，59%涉及廉署人員行為不當、25%涉及廉署人員疏忽職守、9%關乎濫用權力，而7%則是關於廉署的工作程序的不足之處。



政府客套話

品格審查 Integrity checking

Civil servants are subject to an integrity checking system as part of the civil service recruitment, promotion and posting mechanism. The system is to ensure that serving and potential employees are of good character and high integrity. It serves to contribute to public confidence in the Civil Service. In general, all persons are required to undergo different levels of integrity checking before taking up government appointments. The level of checking applicable will depend on the nature or rank of the post to which a candidate is to be appointed.


問題
如何審查品格？
審查辦法是否可靠？
審查結果是否準確？
得到結果該採取什麼行動？

泰國水災為何這麼嚴重

水災，當然是雨量過大。自５月慢慢發展的水災，主要集中在泰國境內的湄南河。湄南河先天條件很像黃河，乾旱與雨季的雨量非常極端，相差十多倍。上游泥土沖刷，下游定期氾濫，沖積成５萬平方公里的平原。泰國年均降雨約1500毫米，今年較往年多約500毫米，即三分之一。其原因之一是今年有多股風暴登陸中南半島，殘留的雲帶為當地帶來相當雨量，9至10月間，幾乎連續幾周都有一股風暴進入中南半島，還有今年的拉尼娜現象，增加泰國雨量。

疏導洪水問題，近年泰國湄南河兩岸快速工業化，農田變工廠，減低天然蓄水和排洪能力。何況，近日是曼谷的天文大潮，潮水影響河道排水能力。自從９月雨量增多，年年應付氾濫的官員應該懂得對策。可惜，水利部門沒有預先排走水庫多餘的水，到了１０月便沒有空間蓄洪。泰國7月份正舉國忙著選舉，水庫為保下游稻田遲遲不洩洪，沒想到今年雨量比往年多，等水庫滿水位不得不洩洪時，情況已難以收拾。另外，曼谷地勢只高於海平面2米，湄南河29日水位在泰國灣漲潮的時候高於海平面2.5米。平原地勢太低而且長期浸泡，容易地陷。

從這裡窺見泰國管理問題，水利部門只集中清理主要河道，但忽略支流，更忽略世界銀行，聯合國的警告。泰國詩琳通國際環保公園的研究更警告，若不盡快行動，曼谷大片市區及鄰近郊區恐在10年內被淹沒。

應付水災策略失敗。當初高估了排洪能力，採用堵截方式，到了曼谷被四方八面的洪水圍困，才開始主力排洪。另外，災情信息混亂，可能是政黨鬥爭的惡果。長年來的政治鬥爭，泰國在防洪管理政策上沒有長遠的規劃，加上氣候變遷加劇，可能是這場洪水最根本的原因。

防災意識.

災難總是無法避免，如何做好準備才是最要緊。現在一般大廈屋苑都有消防設備，甚至火警演習，因為火警是香港最常發生的事情。留意消防裝備是否妥當，注意走火通道是否暢通，定期檢查煮食用具和電子裝置，都是十分重要。縱使如此，下層單位仍然可能發生火警。因此，常備緊急連絡電話號碼（包括管理處電話號碼），適當保管個人重要物品，包括證件銀包，存摺，電話，甚至保單／保險經紀電話號碼。當走火警的時候，不需要花時間找，可以儘快逃離現場，又可以儘快得到救援。溼毛巾掩蓋口鼻可以避免吸入濃煙而窒息。


除了火警，風災也十分常見。除了注意消息，也要保護窗戶，以防飛脫。定期檢查外牆窗戶，避免滲漏。住在山坡樓房更要注意山泥傾瀉，一旦發生意外，要致電民政事務總署緊急熱線2835 1473。水災也與風暴關係密切，現在還可以靠天文台的雨量實時監測系統。

除了常見的災害，那麼如果台灣發生地震而導致海嘯，香港又怎樣應付？一般海嘯前進速度大約與飛機航行速度差不多，如果台灣發出海嘯警報，我們大概有個半小時離開低漥地帶。由於方向緣故，西貢和石澳，小西灣，赤柱，鴨利州，長州，大嶼山南部會有機會到海嘯襲擊。雖然香港以南有擔杆群島和萬山群島掩護，但蒲台島以東是直接面向南中國海。其實，台灣與香港之間的海域比台灣外海淺，相信海嘯前進速度變得慢，但海浪高度卻有所增加。


地震呢？香港位處歐亞板塊上，最接近的板塊邊緣在其東北方向約六百公里。這板塊邊緣穿過台灣地底， 向南延伸至菲律賓， 向東北則延伸至日本。這板塊邊界與經常發生的強烈地震有關， 這些地震的震央集中在歐亞板塊的東邊， 沿線闊度達200 公里。在這個範圍內， 如日本和菲律賓等地都有活火山。紀錄顯示， 在距離板塊邊界200 公里以外的地方， 發生強震的次數就大為減少。在香港臨近地區， 於過去約100 年之中錄得的一次最強烈地震，是一九一八年發生在距本港300公里開外的廣東省汕頭地區，震級為7.3級。雖然香港把該次地震的烈度定為６至７度， 但只造成輕微的破壞。至於其他在香港附近發生的地震， 較受注意的有： 一九零五年在澳門發生的地震(震級5.5 級)、一九六二年在河源(震級5.8 級)和一九六九年在陽江(震級6.2 級)發生的地震， 但並沒有紀錄顯示這些地震對香港有造成破壞。

屋宇署曾就“ 地震對本港樓宇的影響” 進行了檢討土力工程處在其出版的「擋土牆設計指南」(GEO， 1993)中， 也提供了地震荷載的相關指引。至於人造斜坡， 由於降雨因素的設計要求比地震要嚴格得多， 所以沒有必要提供抗震的措施。本港現行的樓宇設計常規中， 沒有預防地震的例行措施， 不過， 部分大型建築物及土木工程項目的業主都自行採用抗震的設計， 例如船灣淡水湖的水壩， 就採用了可抗８度地震
的設計。相信地震不直接對香港有大影響。



核電廠呢？大亞灣核電站所在地歷史上沒有發生過六級以上地震。事實上，香港及大亞灣地區的斷層並不活躍，沒有形成強烈地震的適當地質條件，因此發生強烈地震而造成嚴重破壞的機會甚微。大亞灣核電站採用「壓水式」設計，並非福島核電站採用的「沸水式」設計。反應堆外共設有三層特別屏障，防止放射性物質從堆芯外洩，並有多重保護機制，即使其中一個保護系統發生故障，仍有多種後備方案自動啟動，確保符合各項安全指標。有關設計在世界各地皆享有優良的安全記錄。

問題就是像日本這麼注重安全的國家也出現這麼嚴重事故，怎能確信內地也不出現洩漏輻射問題？如果洩漏輻射，怎處理？所謂大亞灣應變計劃只是政府部門使用，大眾市民最多只能知道政府大概採取什麼行動，但不知道怎樣自己該怎樣應對，也不知道有沒有足夠設施應付輻射洩漏。

雖然三合土外牆能夠阻擋輻射，但是香港常常採用玻璃外牆。除此之外，雖然輻射自己不能轉彎，但沾染了輻射的塵埃和雨水可以隨風飄到香港，特別是冬天吹北風和東北風。

政府呼籲市民應留意電台、電視台及政府網站所宣布應採取的防護措施。難道要到了那個時候才知道防護措施？日本的災害警告也有示範，逃生方向和避難地點都清楚指示。政府防護措施，應變計劃和防災意識明顯不足。雖然輻射洩漏機會比火警低，但影響範圍很大，輻射洩漏演習也是十分需要的。

除了這些明顯不過的問題，對於全球暖化，海平面不斷上升，政府也是不大理會。50到60年後海平面可以上升3米，而大部分碼頭和沿海地方大概只有５米高度，不知道如何防範水浸。

(原文:防災意識 飛馬傳說)

從日本大地震看到防災計劃

自從1995年阪神大地震後，日本政府積極改善防災應變計劃。日本中央政府和當地政府建立了一個為期10年的復興計劃，其基本理念是建設一個人與自然、人與人、人與社會和諧的“共生社會”。計劃就明確提出通過房屋重建，提高地域抗災能力。為了提高地域抗災能力，神戶地方政府緊密結合和靈活運用城市整體規劃，在建設具有高度抗災能力的街區和消化舊式木質住宅集中街區的同時，通過啟發和普及日常維修管理住宅活動，提高包括現有住宅在內的所有住宅的抗震和防火性能。

制定完善都市防災方針。作為防災城市，制定針對城市所有設施和建築物的建築及防災方針和標準，力求公共設施的適當布局，要求對各類設施不斷進行檢查。

強化和確保公共設施的抗震性能。強化和確保政府機構建築物，醫院、學校等公共建築物及重要的交通設施，防災設施的抗震性能。在啟發居民強化住宅抗震性能的同時，對市區街道修複時也要注意提高其抗震性能。東京地區若震度四以上，就會自動切斷瓦斯，避免大量火災發生。東京高樓建築物迄至昨日為止，尚無一處倒塌，其耐震度得力於研究改進之功。因此，我們看到幾乎所有學校成了庇護中心，而不像四川學校是災難的核心。


日本在二○○七年就建立全球最進步的地震早期預警系統，數百萬日本民眾在感覺劇烈震動前約一分鐘，就已獲知強烈地震即將來襲。這套精密預警系統與日本各地約一千個地震計組成網絡連線，地震計偵測並分析地震的P波（初達波），如果預測這些地震的威力強大，就會發布警報。在此次大地震前，這套系統已發出十七次警報。 此次大地震發生，東京地區的民眾在警報一分鐘後感覺到第一波強大震動，高樓大廈搖晃不已，大批民眾已爭取時間逃到戶外避難。其實當日下午有人在東京JR新宿車站附近一家咖啡廳內，在場所有民眾手機同時響動，接收日本政府傳送的地震預警，內容為「宮城地震15秒內會抵達東京，請立刻避難」，當場所有人往外衝，果然不久地面開始劇烈搖晃，他稱讚，「日本這點真的很進步」。


在構建信息通訊網絡方面，神戶地方政府當時就提出，要完善多媒體系統設施，完善道路信息系統，建設和完善光纖網絡，完善有線電視網絡和信息系統，研究開發下一代綜合防災行政信息通訊系統、地域特殊通信網，完善信息收集及提供體制，建設完善共同溝和電線共同溝等設施。如此嚴重的天災，日人仍可透過Twitter，互道平安，並彙整情資，相互支援，足見電訊設備優良。因此，當大地震發生後，氣象局與媒體能夠迅速發佈消息和警報。

為了讓國民清楚明白信息內容，更會提供警報示範和發佈渠道的講解。除了中央政府發放消息，地方政府和地區組織也通過網絡提供安全地點的資訊。日本人早已知道只要互相撥至「緊急留言系統」，留言或留簡訊告知自己的「所在與安否狀態」即可。留言後，親友撥欲聯絡的手機號碼，就可清楚聽到留言內容與留言時間，不會因持續不斷地互相找來找去，造成更廣泛的電話不通。與重災區東北地方相臨的北關東(木厲)木縣，不臨海，但面對當地六級震度時，雖沒有任何政府單位發布避難警告，也有一千三百餘人自主避難，一切井然有序，把災情降到了最低。

記憶中的洛杉磯地震、卡翠納風災、海地地震時，看到的是趁火打劫商家或是瘋狂搶奪物資的景象。如果說，最困苦的時候，最容易看出一個人或一個國家的真正價值，那麼日本應該是世界的風範之一。大地震過後，仍然見到便利店可以繼續提供水和食物，免費提供電話電池，其運輸能力經得起考驗。

在民眾教育方面，日本政府規定的內容更為細致，包括加強學校中的防災教育、建設與公園一體化的學校、推廣建設防災能力強的學校、開展畢業生學習防災知識的活動、充分利用多媒體電腦網絡開展信息化教育。與此同時，在地方、辦公地點等場所，有組織經常性地開展災害發生時迅速滅火、收集信息、引導避難、營救受災人員等各種防災演習活動，編寫並發放關於防災知識的小冊子，編寫防災診斷報告。由小朋友到大人，差不多每年都有定期防災演習。

政府機構，公共交通要點和公司都有「災害緊急糧食包」與「毛毯」。「災害緊急糧食包」內有寶特瓶水一瓶、兩包可立即食用的安心米飯、罐裝麵包一罐與甜鹹食物一包。「毛毯」不足以隔絕地面傳來的寒氣，主要車站的休息區，早就鋪好厚度約四公分的輕便型榻榻米，而非如台灣九二一地震災民的冰冷水泥地面。

水管破裂，官方透過廣播，一邊呼籲暫停直接飲用自來水的同時，另一邊，緊急供水車已經到達災區。漫長的等待隊伍，也是秩序井然。對於無水桶者，官方準備了「夾鍊式手提透明塑膠袋」。平時薄薄一片，不佔地方，但灌水後，大大一袋約三公升，兩天內之飲水無虞。供水車也早已安裝好適當口徑的水龍頭，確保寶貴的水資源，不會有濺落的浪費。另外平常深藏在各地的「地下蓄水槽」也啟動，成為地區緊急供水處。

日本的救災產品設計非常周到，連廁所也照顧到。

突發事件的處理方式

從菲律賓超笨的應變方式，我們見到對於突發事件應該有更專業的處理方式。

首先，要定好處理突發事故的原則及優先次序。像這次事故，要先營救人質，然後捉拿歹徒。因為人死不能復生，歹徒逃走仍然有被逮捕的機會。

第二，考慮各種可以採取的解決方法。未能符合首要原則的都不作考慮。其實營救人質，不是誘使歹徒自己釋放人質，就是特種部隊帶走人質。人質自己逃走不是安全的做法。

歹徒自己釋放人質主要是為自己的所需作出理性交易，其次是處於同情，最後才是自己放棄。因此，談判專家要了解歹徒的需要，譬如騎劫的目標，安全需要和生理需要。

這次事故，歹徒的目標是還他清白，復職和金錢援助。在一般情況，都應該滿足歹徒的需要以換取人質的安全。

其實當人質仍然未離開現場，不應該採取任何行動危害人質的安全，如挑釁歹徒，刺激歹徒情緒。無故開槍，危害歹徒家人朋友，威脅歹徒，拒絕談話等等都是不應該的。

談判專家要了解歹徒的心理狀態。當只有一個歹徒的時候，歹徒是非常驚慌緊張，感到被孤立。特別是當他要求還他清白，他絕對不信任警方，甚至政府，逼使通過騎劫向公眾申冤。談判專家要儘快取得歹徒信任，才可以通過談判營救人質。如果超過一名歹徒，行動相對理性，但往往人質比較多，營救過程更複雜。大部分情況，歹徒不是以殺人為樂，他也會以比較人道的方式來取得公眾認同。釋放部分人質就是要表現他理性忠正的一面。

特種部隊和談判專家要了解人質與歹徒的互動關係，從而預測事情的發展。1973年8月23日斯德歌爾摩曾經發生一次脅持人質事件，經過六天的包圍，人質群起保護劫持者免受警方的傷害，其中一名女人質更愛上了其中一位劫持者。這就是斯德歌爾摩症候群（Stockholm Syndrome）。

在未能完全滿足目標的時候，很難相信所有人質會被釋放，因為人質就是歹徒談判的籌碼。因此誘使釋放人質是有限制的，但是個必須要做的事情。因為它是個安全的做法，而且減少下一步行動的風險。

下一步行動應該是迅速制服歹徒。行動迅速就是第三個主要因素。為了行動迅速，特種部隊人員要非常勇敢果斷，要非常熟悉環境，要有非常足夠的訓練，要有足夠的默契。行動要配有適當的工具和裝備，隊員對現場環境與槍械要有專業知識。整體行動要有事前的良好規劃。因為行動迅速，沒有多餘時間來思考，需要訓練行動到近乎條件式反射。行動迅速的目的就是避免歹徒有及時反應。任何行動都會馬上刺激歹徒，歹徒會馬上殺害人質來阻止來犯。因此，一定要出其不意，封閉他的消息來源是很重要的；其次就是把握最有利的時間，緊密觀察歹徒有助清晰了解。在日間應該在釋放人質的時候，趁機派人潛伏現場附近窺探情況；在晚間應該使用夜視鏡或者強力射燈掌握各人位置，便能避免行動出亂子。

制服歹徒，基本上有兩種。近距離解除武器和遠距離解除武器。解除武器就是槍擊歹徒雙手或者雙臂，而遠距離解除武器更需要其他隊員的近距離進攻行動，防止歹徒進一步反擊。

特種部隊的訓練一定要非常專業。教練的資歷要很深，專業和訓練知識要不斷更新。另一方面，要有質素的監督(Quality Assurance)，監察教練與隊員的表現。選拔隊員要非常嚴格，不合格的便要退出。

雖然悲劇已經發生，但是為了避免悲劇重臨，除了要減少突發事件的誘因，也要以專業方式應付將來的突發事件。雖然專業不能一步登天，但總有方法變得專業。

文化產業的管理

既然是文化產業的管理，便要了解什麼是文化，產業運作和社會需求。文化是人類創作及傳統的綜合體，包括了藝術，建築，文學，習俗，歷史，飲食，產品設計等等。藝術包括字畫，電影，戲劇，話劇，音樂等等。文學則包括了詩詞歌賦，散文，小說等等。

香港作為國際城市，文化產業的管理人才需要了解東西方文化。東方文化，根據地區劃分，包括了中華文化，日本文化，東南亞文化，印度文化等等。西方文化，則有北歐，西歐，東歐，俄羅斯，南歐甚至北非文化。當然也可以根據宗教來劃分，譬如佛教，基督教。

除了認識主流文化，非主流文化與新興文化，譬如塗鴉及行為藝術，還要有文化的觸覺。對於文化的歷史，演變過程，流派的分野，要好好掌握。了解各類別藝術的特點，能分辨優劣，知道如何找到專家，知道如何向公眾作出介紹。

什麼是文化產業？要了解文化工作者的生態環境，譬如出版業，表演藝術。要知道他們需要什麼場地，設備，人才，甚至資金安排。人才是怎樣培養出來，從哪裡找到合適導師。還要知道不同類型的藝術作品需要什麼設備配合，如何控制燈光聲效，如何與人互動，如何制定規則及指引。

博物館是文化產業的重要一環。因此要了解透徹博物館的社會功能和教育功能。另一方面，要了解香港社會的需要，譬如文化認知程度，文化保育，文化教育。

在實際操作上，還要了解文化產品的市場價值，藝術作品的供求，營運的人力需求，運輸問題，宣傳預算等等。能夠製作預算的管理人才有規劃的技能。

希望香港的文化產業管理不會變成物業管理，而把物業管理強行在文化產業上套用。

決策與研究

當要做一個決策的時候，要考慮事情的性質輕重，前因後果，要知道當中事情發展的理由，面前有什麼選擇，各個選擇有什麼需求和影響。

因此當我們設計申請流程的時候，也要套用同樣的考量。首先，要列出所需內容。如果申請表資料不全，申請者便要反覆補充資料導致效率降低，甚至導致審批者不能作出適當的決定。

譬如，簡單來說，要申請人填寫出生日期，還是年齡？要先看資料用途，再考慮準確性和是否牴觸私隱條例，最後設計申請表格式要避免錯誤填寫或者錯誤理解。

如果所需資料不是簡單的內容，便要看看這些資料超出了申請者能力的範圍。如果申請者能夠提供，便要分析怎樣合理地分解成好幾個小組，甚至好幾個層次的小組。

申請表及申請流程需要清晰說明，讓申請者知道會有哪幾種結果，讓審批者知道如何辨識申請者條件及應該採取那些處理方法。因此，往往需要分析所有情景，並且制定怎樣處理。

為了妥善處理，避免出現更多問題。我們要對處理手法有更多了解，特別是當牽涉不同人士，或者採用不同技術，要有一點研究根底。

換一個例子，投資的決定是不能馬虎的。要考慮自己不同時段的需要，承擔風險的能力。有沒有舊有投資要處理？要知道投資當中所面對的風險？當面對突發事件，會有什麼選擇，各個選擇有什麼需求和副作用？這些種種，都需要事前有好好的研究，否則要投資的時候才開始研究，往往錯失良機。反而，應該在需要投資之前認真研究，投資才能及時。

又譬如，政府推出新政策前，其實需要很多諮詢與研究。可是，往往當要設計政策時，才找顧問來做研究報告，找其他機構做環境評估報告。環境評估報告有直接觀察數據和科學理論基礎，比較容易做。其他如醫療融資的研究報告，往往牽涉人的因素，變化程度大增，成效也視乎宣傳形象與公眾如何理解，所以很難做，很費時。

高鐵項目也是同樣的道理。研究了好幾年，討論了好幾年，在大眾不清不楚的情況下匆匆上馬。第一，好大可能前期研究不足；第二，不習慣公開研究報告，導致議員蒙在鼓裡；第三，議會內討論不足。２００３年更完全停頓討論。這樣，怎能作出好決定？

時間管理

因為時間很寶貴，所以時間管理很重要。每個人一天都擁有相同的時間。如何提高自己的工作成果？簡單來說，工作成 果＝工作效率×付出時間。可是，一天總有很多工作，做那些先呢？如果自我評價總工作成果，便是應該以工作重要性排先後，然後檢查每項工作的成果。於是，工 作的先後次序也應該跟從相同法則，先做該做的事情。

知道了工作的先後次序。接著，怎樣提高工作效率？想一想一個極端例子，改卷的時候，每 一分鐘都有學生找你。每次返回工作的時候，都需要一點時間找回自己的起點，好像電腦程式載入資料後才能開始工作。不斷的打擾，隨時忘了自己做到那裡，試問 怎有效率？因此，集中精神工作是很重要的。找一段一天內狀態最好的時間來工作，效果更好。這就是為什麼設計師有時候喜歡深夜工作，因為沒有人騷擾，沒有太 多外界刺激，工作或者思考分外投入。為了加強效果，工作前應該為自己提供時間作心理準備。當中要認清這個工作的目標。其實，集中精神做一個工作是有限度。 一般人是４５分鐘。精神快速走下坡。因此工作要像上課一樣分段，每個工作時段間來個小休是很重要。

有了優質時間後，我們要有優質方法。要 怎樣把事情做對，要嘗試調整工作方法來提高效率，特別是當預見一些不斷重複的工作，更要及早優化方法。光是大量電腦剪貼，便應該要把視窗安排妥當，減少視 線及滑鼠的移動距離。譬如想想輸入資料時能否利用其他現有軟件來幫助檢查。例如當要做決定前，能否先收集足夠的資料。如果是匯報，能否採用電子郵件方式而 不是會議方式？

一天除了優質時間，剩下來的總十分零碎，但仍然有用。零碎的時間通常用來安排工作，反思工作方法。希望能夠讓自己一天一天的進步。

檔案管理，資訊管理

在工作中的資訊管理，主要目標就是：

1. 尋找資料的更快
2. 追蹤工作進度更快更好
3. 報告更清晰
4. 更容易做備份或者卸下資料

什麼是更快地尋找資料？當然是15-20秒左右能夠找到想要的資料。關鍵在於為，資料在入檔前，定好關鍵字。譬如，學生記錄當然是用學生編號。當學生畢業後忘了自己的編號，最好能夠根據身分證號碼，甚至全名及所讀課程來找。如果是找訂貨單，便用訂貨編號或者訂貨人名字來找。

怎樣幫助追蹤工作進度？先要弄清什麼資料表達工作進度。如果工作進度是各自表述，便難以溝通，要儘快定好共用的辭彙。工作或者記錄的不同狀態要有清楚的先後次序或者特定條件。何時生，何時滅，何時到那裡，何時公開。不同狀態，有不同的重要性，有不同的保密要求。這些種種就是所謂檔案的生命週期。

報告更清晰，要記錄時間清楚，要知道隸屬那個部門或者計畫，要知道是什麼東西，是那個類別。這樣資料才更容易組織。

如何更容易做備份？備份要了解那些資料是重要的，要依靠資料分類規劃。卸下資料，要知道那些已經不用，要知道那些是相關的資料，卸下時才能一併卸下。

資訊管理的重要工作

1. 如何為記錄設定關鍵字
2. 如何設定不重疊的狀態
3. 如何設定不重疊的分類
4. 如何編製檔案目錄
   

無論如何規劃，檔案隨時超出預期發展，所以需要定時修訂。當自己是資料庫，定時更新INDEX。這就是平衡的藝術。

1. 太多關鍵字，太多限制
2. 太少關鍵字，尋找麻煩
3. 太多狀態或者類別，入檔需時
4. 太少狀態或者類別，報告不仔細
5. 譬如尋找電郵，不超出１５秒，記錄不超出１０個就好了

在電腦的資訊要管理好，在工作台上的資訊也要管理好。工作台主要分成３大類。

1. in-tray,out-tray
2. 最近一星期常用檔案
3. 工作中的檔案

抽屜裡面的檔案都是最近一個月內的檔案，根據計畫／工作分類，以時間來排序。而檔案櫃內的，也根據同樣的方式管理，但那些都是超過一個月的檔案。這樣其實與卸下資料方法不謀而合。

記錄不斷更新，每一個人可能保存了不同的版本。首先，要保持系統內只保存最新的版本。另外，要讓員工知道手上的是那個版本。譬如把更新次數放在頁尾，或者檔案名稱。

管理檔案，管理資料，這麼複雜。其實需要制定良好的指引或者工作手冊，讓每個人能夠跟從統一的做法。公司要提供定期的培訓。