時間管理

因為時間很寶貴，所以時間管理很重要。每個人一天都擁有相同的時間。如何提高自己的工作成果？簡單來說，工作成 果＝工作效率×付出時間。可是，一天總有很多工作，做那些先呢？如果自我評價總工作成果，便是應該以工作重要性排先後，然後檢查每項工作的成果。於是，工 作的先後次序也應該跟從相同法則，先做該做的事情。

知道了工作的先後次序。接著，怎樣提高工作效率？想一想一個極端例子，改卷的時候，每 一分鐘都有學生找你。每次返回工作的時候，都需要一點時間找回自己的起點，好像電腦程式載入資料後才能開始工作。不斷的打擾，隨時忘了自己做到那裡，試問 怎有效率？因此，集中精神工作是很重要的。找一段一天內狀態最好的時間來工作，效果更好。這就是為什麼設計師有時候喜歡深夜工作，因為沒有人騷擾，沒有太 多外界刺激，工作或者思考分外投入。為了加強效果，工作前應該為自己提供時間作心理準備。當中要認清這個工作的目標。其實，集中精神做一個工作是有限度。 一般人是４５分鐘。精神快速走下坡。因此工作要像上課一樣分段，每個工作時段間來個小休是很重要。

有了優質時間後，我們要有優質方法。要 怎樣把事情做對，要嘗試調整工作方法來提高效率，特別是當預見一些不斷重複的工作，更要及早優化方法。光是大量電腦剪貼，便應該要把視窗安排妥當，減少視 線及滑鼠的移動距離。譬如想想輸入資料時能否利用其他現有軟件來幫助檢查。例如當要做決定前，能否先收集足夠的資料。如果是匯報，能否採用電子郵件方式而 不是會議方式？

一天除了優質時間，剩下來的總十分零碎，但仍然有用。零碎的時間通常用來安排工作，反思工作方法。希望能夠讓自己一天一天的進步。

檔案管理，資訊管理

在工作中的資訊管理，主要目標就是：

1. 尋找資料的更快
2. 追蹤工作進度更快更好
3. 報告更清晰
4. 更容易做備份或者卸下資料

什麼是更快地尋找資料？當然是15-20秒左右能夠找到想要的資料。關鍵在於為，資料在入檔前，定好關鍵字。譬如，學生記錄當然是用學生編號。當學生畢業後忘了自己的編號，最好能夠根據身分證號碼，甚至全名及所讀課程來找。如果是找訂貨單，便用訂貨編號或者訂貨人名字來找。

怎樣幫助追蹤工作進度？先要弄清什麼資料表達工作進度。如果工作進度是各自表述，便難以溝通，要儘快定好共用的辭彙。工作或者記錄的不同狀態要有清楚的先後次序或者特定條件。何時生，何時滅，何時到那裡，何時公開。不同狀態，有不同的重要性，有不同的保密要求。這些種種就是所謂檔案的生命週期。

報告更清晰，要記錄時間清楚，要知道隸屬那個部門或者計畫，要知道是什麼東西，是那個類別。這樣資料才更容易組織。

如何更容易做備份？備份要了解那些資料是重要的，要依靠資料分類規劃。卸下資料，要知道那些已經不用，要知道那些是相關的資料，卸下時才能一併卸下。

資訊管理的重要工作

1. 如何為記錄設定關鍵字
2. 如何設定不重疊的狀態
3. 如何設定不重疊的分類
4. 如何編製檔案目錄
   

無論如何規劃，檔案隨時超出預期發展，所以需要定時修訂。當自己是資料庫，定時更新INDEX。這就是平衡的藝術。

1. 太多關鍵字，太多限制
2. 太少關鍵字，尋找麻煩
3. 太多狀態或者類別，入檔需時
4. 太少狀態或者類別，報告不仔細
5. 譬如尋找電郵，不超出１５秒，記錄不超出１０個就好了

在電腦的資訊要管理好，在工作台上的資訊也要管理好。工作台主要分成３大類。

1. in-tray,out-tray
2. 最近一星期常用檔案
3. 工作中的檔案

抽屜裡面的檔案都是最近一個月內的檔案，根據計畫／工作分類，以時間來排序。而檔案櫃內的，也根據同樣的方式管理，但那些都是超過一個月的檔案。這樣其實與卸下資料方法不謀而合。

記錄不斷更新，每一個人可能保存了不同的版本。首先，要保持系統內只保存最新的版本。另外，要讓員工知道手上的是那個版本。譬如把更新次數放在頁尾，或者檔案名稱。

管理檔案，管理資料，這麼複雜。其實需要制定良好的指引或者工作手冊，讓每個人能夠跟從統一的做法。公司要提供定期的培訓。

Yahoo filter spam character

最近Yahoo!Blog 製造不少麻煩。不是留言問題，就是插圖問題。今日，又弄個過濾ｓｐａｍ字元。可惜從來未有交代，被人質疑是不是文字獄，還是有什麼學習內地的過濾內容方式。

技術問題不斷發生，又加入其他新問題，新功能。期望，先處理技術問題。