2009年10月25日 星期日

檔案管理,資訊管理



在工作中的資訊管理,主要目標就是:
  1. 尋找資料的更快
  2. 追蹤工作進度更快更好
  3. 報告更清晰
  4. 更容易做備份或者卸下資料

什麼是更快地尋找資料?當然是15-20秒左右能夠找到想要的資料。關鍵在於為,資料在入檔前,定好關鍵字。譬如,學生記錄當然是用學生編號。當學生畢業後忘了自己的編號,最好能夠根據身分證號碼,甚至全名及所讀課程來找。如果是找訂貨單,便用訂貨編號或者訂貨人名字來找。

怎樣幫助追蹤工作進度?先要弄清什麼資料表達工作進度。如果工作進度是各自表述,便難以溝通,要儘快定好共用的辭彙。工作或者記錄的不同狀態要有清楚的先後次序或者特定條件。何時生,何時滅,何時到那裡,何時公開。不同狀態,有不同的重要性,有不同的保密要求。這些種種就是所謂檔案的生命週期。

報告更清晰,要記錄時間清楚,要知道隸屬那個部門或者計畫,要知道是什麼東西,是那個類別。這樣資料才更容易組織。

如何更容易做備份?備份要了解那些資料是重要的,要依靠資料分類規劃。卸下資料,要知道那些已經不用,要知道那些是相關的資料,卸下時才能一併卸下。

資訊管理的重要工作
  1. 如何為記錄設定關鍵字
  2. 如何設定不重疊的狀態
  3. 如何設定不重疊的分類
  4. 如何編製檔案目錄
無論如何規劃,檔案隨時超出預期發展,所以需要定時修訂。當自己是資料庫,定時更新INDEX。這就是平衡的藝術。
  1. 太多關鍵字,太多限制
  2. 太少關鍵字,尋找麻煩
  3. 太多狀態或者類別,入檔需時
  4. 太少狀態或者類別,報告不仔細
  5. 譬如尋找電郵,不超出15秒,記錄不超出10個就好了
在電腦的資訊要管理好,在工作台上的資訊也要管理好。工作台主要分成3大類。
  1. in-tray,out-tray
  2. 最近一星期常用檔案
  3. 工作中的檔案
抽屜裡面的檔案都是最近一個月內的檔案,根據計畫/工作分類,以時間來排序。而檔案櫃內的,也根據同樣的方式管理,但那些都是超過一個月的檔案。這樣其實與卸下資料方法不謀而合。

記錄不斷更新,每一個人可能保存了不同的版本。首先,要保持系統內只保存最新的版本。另外,要讓員工知道手上的是那個版本。譬如把更新次數放在頁尾,或者檔案名稱。

管理檔案,管理資料,這麼複雜。其實需要制定良好的指引或者工作手冊,讓每個人能夠跟從統一的做法。公司要提供定期的培訓。

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