2009年10月27日 星期二

時間管理



因為時間很寶貴,所以時間管理很重要。每個人一天都擁有相同的時間。如何提高自己的工作成果?簡單來說,工作成 果=工作效率×付出時間。可是,一天總有很多工作,做那些先呢?如果自我評價總工作成果,便是應該以工作重要性排先後,然後檢查每項工作的成果。於是,工 作的先後次序也應該跟從相同法則,先做該做的事情。

知道了工作的先後次序。接著,怎樣提高工作效率?想一想一個極端例子,改卷的時候,每 一分鐘都有學生找你。每次返回工作的時候,都需要一點時間找回自己的起點,好像電腦程式載入資料後才能開始工作。不斷的打擾,隨時忘了自己做到那裡,試問 怎有效率?因此,集中精神工作是很重要的。找一段一天內狀態最好的時間來工作,效果更好。這就是為什麼設計師有時候喜歡深夜工作,因為沒有人騷擾,沒有太 多外界刺激,工作或者思考分外投入。為了加強效果,工作前應該為自己提供時間作心理準備。當中要認清這個工作的目標。其實,集中精神做一個工作是有限度。 一般人是45分鐘。精神快速走下坡。因此工作要像上課一樣分段,每個工作時段間來個小休是很重要。

有了優質時間後,我們要有優質方法。要 怎樣把事情做對,要嘗試調整工作方法來提高效率,特別是當預見一些不斷重複的工作,更要及早優化方法。光是大量電腦剪貼,便應該要把視窗安排妥當,減少視 線及滑鼠的移動距離。譬如想想輸入資料時能否利用其他現有軟件來幫助檢查。例如當要做決定前,能否先收集足夠的資料。如果是匯報,能否採用電子郵件方式而 不是會議方式?

一天除了優質時間,剩下來的總十分零碎,但仍然有用。零碎的時間通常用來安排工作,反思工作方法。希望能夠讓自己一天一天的進步。

2009年10月25日 星期日

檔案管理,資訊管理



在工作中的資訊管理,主要目標就是:
  1. 尋找資料的更快
  2. 追蹤工作進度更快更好
  3. 報告更清晰
  4. 更容易做備份或者卸下資料

什麼是更快地尋找資料?當然是15-20秒左右能夠找到想要的資料。關鍵在於為,資料在入檔前,定好關鍵字。譬如,學生記錄當然是用學生編號。當學生畢業後忘了自己的編號,最好能夠根據身分證號碼,甚至全名及所讀課程來找。如果是找訂貨單,便用訂貨編號或者訂貨人名字來找。

怎樣幫助追蹤工作進度?先要弄清什麼資料表達工作進度。如果工作進度是各自表述,便難以溝通,要儘快定好共用的辭彙。工作或者記錄的不同狀態要有清楚的先後次序或者特定條件。何時生,何時滅,何時到那裡,何時公開。不同狀態,有不同的重要性,有不同的保密要求。這些種種就是所謂檔案的生命週期。

報告更清晰,要記錄時間清楚,要知道隸屬那個部門或者計畫,要知道是什麼東西,是那個類別。這樣資料才更容易組織。

如何更容易做備份?備份要了解那些資料是重要的,要依靠資料分類規劃。卸下資料,要知道那些已經不用,要知道那些是相關的資料,卸下時才能一併卸下。

資訊管理的重要工作
  1. 如何為記錄設定關鍵字
  2. 如何設定不重疊的狀態
  3. 如何設定不重疊的分類
  4. 如何編製檔案目錄
無論如何規劃,檔案隨時超出預期發展,所以需要定時修訂。當自己是資料庫,定時更新INDEX。這就是平衡的藝術。
  1. 太多關鍵字,太多限制
  2. 太少關鍵字,尋找麻煩
  3. 太多狀態或者類別,入檔需時
  4. 太少狀態或者類別,報告不仔細
  5. 譬如尋找電郵,不超出15秒,記錄不超出10個就好了
在電腦的資訊要管理好,在工作台上的資訊也要管理好。工作台主要分成3大類。
  1. in-tray,out-tray
  2. 最近一星期常用檔案
  3. 工作中的檔案
抽屜裡面的檔案都是最近一個月內的檔案,根據計畫/工作分類,以時間來排序。而檔案櫃內的,也根據同樣的方式管理,但那些都是超過一個月的檔案。這樣其實與卸下資料方法不謀而合。

記錄不斷更新,每一個人可能保存了不同的版本。首先,要保持系統內只保存最新的版本。另外,要讓員工知道手上的是那個版本。譬如把更新次數放在頁尾,或者檔案名稱。

管理檔案,管理資料,這麼複雜。其實需要制定良好的指引或者工作手冊,讓每個人能夠跟從統一的做法。公司要提供定期的培訓。

Yahoo filter spam character

最近Yahoo!Blog 製造不少麻煩。不是留言問題,就是插圖問題。今日,又弄個過濾spam字元。可惜從來未有交代,被人質疑是不是文字獄,還是有什麼學習內地的過濾內容方式。

技術問題不斷發生,又加入其他新問題,新功能。期望,先處理技術問題。

2009年10月22日 星期四

包袱,抱負,報復

不斷往上爬是社會給個人的包袱,
幾乎忘了每一個人都有自己的抱負,
當人人被壓抑不能一展抱負,
隨時會向社會報復.

上班族最沒想到的3條新路──降級、試吃、玩心
http://mr6.cc/?p=3729#comment-303072


2009年10月12日 星期一

高速鐵路效益的計算方式2

上一回寫到計算人流問題。根據香港往內地公幹比率並且香港與內地業務也均質,才估計廣州佛山兩地,每日大概10.65萬人會從內地往返香港。實際情況是,大部分零售與生產業務都集中在內地,所以大部分人流都是從香港北上,南下的應該主要尋找商業合作、合約、法律,所以南下商務人流應該相對少。因此,可以猜測南下商務人流是北上的20%,大概2萬。根據旅遊發展局,除了商務人流外,就是觀光人流。2009年1月至8月(243日),來自中國內地遊客有115.5萬,平均每日4700人。於是,兩者合共24700人。當新的鐵路開通的時候,那24700人不會是突然間新增出來的。他們本來主要從舊的廣深鐵路前往香港。樂觀估計有一半都採用高鐵前往香港,便有12350人。

根據香港統計處2009年8月的資料,就業人口349萬左右。2006年,在內地上班的有101,811人,從事批發零售出口的有28,386人,估計散佈在廣深東為主;製造業有51,952人,估計散佈在東莞為主;金融保險地產有8230人,估計散佈在廣深為主。香港方面,潛在高鐵乘客大約28386 x 2/3+51952 + 8230/2 = 74991人。當中東莞佔28386 x 1/3+51952 = 61414人(81%),廣州佛山佔13577人(19%)。

願意坐高鐵,要看乘客住在哪裡。最多在沙田區9666人,元朗區8382人,東區7946人,觀塘區7644人,屯門區7582人,荃灣區6132人 ,葵青區6437人,九龍城區6344 人,西貢區6184 人,灣仔區 2796 人,南區 2864 人,中西區 3306 人,油尖旺區 4237 人,深水埗區 4682 人,黃大仙區 5150 人,北區 5395 人,大埔區 5632 人。願意坐高鐵的港島區佔16912人,一半願意坐高鐵的九龍區佔28057 人,不願意坐高鐵的新界區佔56842人。願意坐高鐵的大約30941人,佔總數30%。74991 x 0.3 = 22,497人。

潛在願意坐高鐵南下的乘客大約12,350人,潛在願意坐高鐵北上的乘客大約22,497人,總數34,847人。

今年,廣深港高速鐵路香港段造價已經是600億元,攤分30年,每年20億元,營運支出每年2億元,每人每日負擔172元成本,需時48分鐘,另外花大約30分鐘人民幣5元(港幣6元)坐地鐵到廣州市中心,即78分鐘,平均每分鐘2.28。現在紅磡去羅湖港幣31.3元,需要42分鐘,羅湖到廣州人民幣70元(大概港幣78元),需要55分鐘,總共97分鐘港幣109.3元,平均每分鐘1.13。可見,高鐵平均每分鐘成本是原有鐵路平均每分鐘車資的2倍,運作速度是原有鐵路的1.24倍。怎樣看,高鐵很貴。如果從乘客心理,速度與平均每分鐘車資大約成正比,可以接受的車資水平大約港幣109.3元x1.4 = 153元。

如果利潤大概5%,推算出車費中的成本預算是140元,一年等於140元x34,847人x365=17.8億。香港段造價要不超出534.2億。別忘了81%去東莞,不能全部以140元計算。如果東莞車資是全程的60%,成本預算要下調32.4%,即361.1億。

看來差距很大。如果西鐵錦上路為終點站,香港境內的隧道由26km減少為14km,紅磡到錦上路22分鐘車資15.9,柯士甸到錦上路18分鐘,九龍站到錦上路24分鐘。剩下的路段錦上路到福田大概17km。根據高鐵需要26km加速到300km/h(83.3m/s),加速大約為每秒增加 0.133m/s。17km內最高速度為171km/h,需時12分鐘。香港段需時從14分鐘延長至34分鐘,紅磡到廣州市中心時間增加至98分鐘,柯士甸到廣州市則要94分鐘。完了,紅磡經過舊鐵路到廣州只要97分鐘。誰坐高鐵?

九龍站到青衣13分鐘,如果從青衣專線到錦上路時間接近從荃灣西到錦上路的8分鐘,這樣都需要21分鐘,比現有九龍站到錦上路22分鐘快很少。青衣到錦上路的專線幫不上忙。誰坐高鐵?

從現在的模式,無論香港段怎變,都像不可行。轉換一下考慮因素。譬如廣州的未來發展,與佛山市區連接,十年後的石璧成了今日的天河區的模樣。舊路需要127分鐘,原定新路只需要48分鐘(2.9倍速度=>可接受水平上升到300元),省錢方案的新路只需要68分鐘左右(1.9倍速度=>可接受水平上升到200元)。一下子就扭轉了。

可見高鐵總站附近地皮快速升值。2005年西九龍海輝道地皮估計44億。2009年,估計渡船街一帶有132億,柯士甸站地皮超過130億,高鐵總站也超過130億,基本上超過了600億的一半。上海街到廣東道一般樓齡大約35年至40年,地皮因為高鐵總站上升到超過100億也不足為奇,預見不久又會重建。到時候,政府又增加收入。

當初沒有天幕作為標誌性建築,今天高鐵總站取而代之。

2009年10月8日 星期四

高速鐵路效益的計算方式

一項基建是否應該興建,應該最少分兩個層次考慮。首先是能否在30年左右收回成本,等於股票市場市盈率,即每年大概3.3%利潤。試想作為公用股的中電控股有限公司市盈率都有12左右。如果利潤過低,等於經營失敗,投資失當。第二層次,由於基建是公共財產,應該考慮是否有益於整個社會,看似最簡單的方法莫過於以所產生的經濟量為準則。舉一個類似政府常常說的例子,多了高速鐵路,每個月可能多了十萬遊客,平均每個人消費3000元,一年旅遊收益大概3億,30年就是90億。如果高速鐵路本身能夠符合第一個條件,那90億就袋袋平安,否則就是補貼投資的損失。

計算高速鐵路效益,當然要知道鐵路成本與營運收入。

鐵路成本包括固定的建築成本,經常性的營運成本。興建鐵路,速度越高,建築要求越嚴謹。列車速度越高,路軌越要筆直,轉彎的地方要適當地傾斜來增加向心力。列車速度越高,路軌越要平坦,誤差要非常少,測量工具要非常準 確,地基要更保持一致的沉降,施工難度大增,成本自然大增。同時對建築材料的要求也大增,要避免冷縮熱脹導致路軌變形,所以建材內要減少雜質,成本又 自然大增。列車速度越高,路軌不能有任何雜物,要採用無碴路軌,建築材料不能容易剝落,否則物件高速撞擊車身容易導致機器故障,成本又自然大增。

列車除了要流線型降低風阻外,還要好好保護底盤。高速列車的輸電裝置要加強保護,電壓要高度穩定,在高壓電纜上高速滑動會產生大量電磁波。平時在九廣鐵路上,列車進入車站前總有吱 吱聲,就是電磁波釋放所做成。除了路軌,列車,車站外,還有信號系統,供電設施,軌道旁的逃生設施,維修通道,隔音設施,站外的交通設施和接駁公路等等。 建築成本當然要計算這些主體與配套建築工程所需要的費用。興建前要徵收土地,徵收開支要計算入內。如果經過民居或者溼地,也要向居民與生態環境作出補償。根據2008年,廣深港高速鐵路香港段造價已經是395億。現在飆升到600億


營運成本,運作上需要投入的資金,維修費用,運作帶來的污染與副作用所衍生的支出。列車速度由200km/h上升至300/km,增加至1.75倍,所需要的電力增加了3.0625倍。由於停車距離增加,班次不能太密。安全程度要提高,電腦系統變得越精密越複雜,需要更昂貴的技術人員。這些各樣的成本將會在票價上反映出來。可惜,營運時期,社會所付出的社會成本卻不能在票價上反映。跨境的鐵路可以帶來治安管理問題,警方需要更多人力。


經濟利益要看看建築與營運時期所帶來的就業,鄰近地區經濟運作效益,全國性經濟運作效益。

很多時候看到反對聲音只是從某些居民的交通需求作重點。想想如果今日要興建飛機場到各地城市,難道因為不能與便捷的跨境巴士相比而要擱置嗎?每一種交通工具有其優點/缺點。採用飛機,出入境耗費了大約1.5小時,航程超過一小時才開始有效率。香港到台北的航程大約一小時,所以基本上香港到長沙或福 州,長江以北的飛機航程才有效率。基本上,半小時航程覆蓋了整個廣東省,即總需時3小時。現在廣深鐵路全長147公里,時速200公里,車程需要不多於1 小時,以這個速度理論上大概3小時覆蓋了整個廣東省。現在東西走向未能接近這個時間,只因為東西鐵路走線的問題,覆蓋率的問題。從這個角度,省內交通可以以鐵路為主。省外則可依靠飛機。

建築時期的經濟效益,主要看資金流轉的倍數效應或者貨幣擴張。這個是什麼呢?政府建築開支100元,建築商賺了10元,80元就是建築商支出,80元可以是薪金,供應商或者二判的收入。假設他們會繼續消費64元,得益的零售商繼續消費52元。如此,最終總消費額可以是原來的3.5倍。如果整個過程在香港或者中國發生,得益一定是香港與中國。香港政府工程的採購不是以本地為優先,只採取一視同仁的公平競爭方式。可以說是可貴之處,也可以是限制之處。在這個開放式的香港經濟,倍數效應可能不超出2倍。因此,中國可以通過大量的基建來增加資金流動,而推高國民生產總值。無論怎樣,建築時期的經濟效益只是短期效果。

營運時期的經濟效益,分為鐵路本身的利益,這依靠客運量。哪些才是目標乘客?高速鐵路票價高,對象自然不是草根階層,而是中產或以上的人士。如果交通服務對象是草根階層,票價不能高,速度也不能高。如果不是單純客運,商業用戶的貨運應該好好計算,因為他們願意付出多,可以彌補乘客的票價。

首先,計算客運需求不能單以人口作準則,要了解流動範圍。有很大交通需求的是中高薪金的工作人口與遊客。譬如,廣深港高速鐵路服務區域,香港常住人口700萬;廣州常住人口1018萬,流動人口466萬;佛山人口達592萬;東莞總人口達1000萬;深圳常住人口876.83萬,流動人口648.76萬。廣佛東深總人口大概4600萬,整個珠江東岸總人口5300萬。如果計算工作人口,香港大概500萬。根據中國人口結構,估計工作人口佔69%,廣佛東深工作人口分別大概1023萬,408萬,690萬和1052萬,總數達3174萬。當然工作不一定要四處走,看看每日平均有30萬人次出入羅湖口岸,佔工作人口6%。可預計廣佛東深190萬在職人士往返各地。問題就是他們到哪裡去?東莞主要是廠,廣深則主要是辦公室,佛山比較平均。港廣佛東深五個地點,去東莞佔一半;從廣州去香港,估計只有六分之一機會,即10.2萬人。深圳大概10.5萬人,佛山大約4萬,東莞大約6.9萬,理論上應該會有31.6萬。這個當然假設五地產業緊密程度一致。可惜,現實環境限制隨時打了75折,可能最後每日只有24萬人。

好了,明白了交通需求後,便要知道有什麼交通選擇。譬如廣深港高速鐵路,東深兩地鄰近香港,原本的鐵路已經很方便,不會考慮高速鐵路。剩下了廣佛兩地,每日大概10.65萬人會從內地往返香港。頭痛的是,那10.65萬人是新增的,還是從舊鐵路拉客?根據政府2008年的資料,2014年完工,2020年每日可接載10萬名乘客,職位1萬個。假設600億建造費,分30年。2020年的平均成本20億,營運成本大約1.8億(香港工資中位數18,000元),加上其他電力保險,總成本最低22億。每名乘客每日最少負擔2,200,000,000/100,000/365 ~= 60元成本。

最終計算結果如何,請看下回分解。